LISTAS DE CORREO EN LaNeta
(Acerca de las listas de correo en LaNeta y su administración)

CONCEPTO GENERAL

¿Para qué sirven las "listas de correo"?

Una lista de correo es un mecanismo que sirve para:

  • diseminación de información
  • discusión de temas específicos.

La segunda opción requiere, para su buen funcionamiento, alguien que realice la "facilitación" o coordinación en línea en forma cotidiana y eficiente, de modo que se lleve en orden la discusión.

¿Cómo funciona?:

La lista de correos contiene las direcciones electrónicas de l@s suscriptor@s y un@ moderador@.

Quien modera tiene la responsabilidad de estar al tanto de la "membresía" de la lista y de la calidad del contenido que se está intercambiando.

Administración: la lista dispone de una página de web para dar de alta y de baja a suscriptor@s. Así mismo , si es el caso , puede autorizar o no la circulación de intervenciones en la lista.

Ejemplos de mensajes recibidos
Quien modera recibe notificación
para que autorice o no los mensajes
enviados a la lista
(incluidos los mensajes propios). 		Quien envió un mensaje inapropiado
es desautorizado
y recibe notificación
de quien modera la lista.

Suscripciones: dependiendo de las políticas de la lista, cualquier persona puede integrarse o no a ella. Eso lo decide quien administra la lista.

Ejemplos de mensajes de admisión
Quien modera recibe la solicitud
para que autorice o no a nuevas personas
para integrarse a la lista. 		Quien ha sido autorizado
para integrarse a la lista
recibe mensaje de bienvenida.

Distribución de información: la información enviada a la lista se distribuye en dos modalidades: de inmediato o como un resumen diario. La segunda opción es útil para quienes prefieren recibir todas las intervenciones del día un un solo mensaje.

Archivo historia: cada lista puede tener un archivo histórico, que permite a quien se acaba de suscribir o inclusive a otros lectores que no sean de la lista, tener acceso a intervenciones anteriores en formato "web" con su propia dirección WWW.

¿Cómo iniciar una lista?

Mandar una solicitud a soporte@laneta.apc.org en la que se especifique:

  • Nombre propuesto para la lista
  • Dirección electrónica de quien la moderará
  • Políticas específicas:
    • Quién la moderará
    • Finalidad de la lista
    • Suscripción abierta o sujeta a aprobación
    • Texto de presentación
    • Lista inicial de direcciones

En los días inmediatos recibirá orientaciones desde "Soporte Técnico" para iniciar su operación.

La Neta se reserva el derecho de incluir un pie de página donde se envían instrucciones de como desuscribirse de la lista. De este modo l@s integrantes de la lista pueden directamente solicitar su retiro en la página web de la lista (desuscribirse) o cambiar algunas opciones (por ejemplo: cambiarse a modo de resumen, contraseña, etc), en:

http://www.laneta.apc.org/mailman/options/NOMBRE_LISTA/SU_DIRECCION_ELECTRONICA

Podrá aparecer un mensaje así:

La informacion general acerca de esta lista esta en:

http://www.laneta.apc.org/mailman/listinfo/ejemplo-list

Si alguna vez deseas desuscribirte o cambiar tus opciones (por ejemplo cambiarte a modo de resumen, tu contraseña, etc), visita tu pagina de subscripcion en:

http://www.laneta.apc.org/mailman/options/ejemplo-list/sunombre@laneta.apc.org

Mensualmente cada quien recibe un recordatorio de las listas en las que está suscrit@ y su password correspondiente. En caso de olvidarlo puede solicitarlo desde la misma página y lo recibirá por correo electrónico en la dirección anotada en la lista.

Quien administra la lista recibirá un reporte de todos los movimientos.

ENVIANDO INFORMACIÓN A LA LISTA:

Al enviar un mensaje a la lista moderada, el o la administradora de la lista recibirá un mensaje solicitando aprobación. La aprobación se efectúa mediante una pagina de WWW que viene incluida en la solicitud de aprobación.

Si prefieres aprobar una intervención sin tener que esperar al mensaje mencionado, puedes entrar inmediatamente después de haber enviado el mensaje a la dirección:

http://www.laneta.apc.org/mailman/admindb/nombredelalista

Deberás tener presente la contraseña de autorización, para poder realizar la operación. Esta es imprescindible para tener acceso a la pagina correspondiente.

Algunas diferencias entre mailman y el sistema de listas "majordomo":

Si usabas majordomo, estos detalles son muy importantes:

1. La aprobación de los mensajes en listas moderadas, que son la inmensa mayoría, ya NO es mediante la inclusión de un primer renglón en el mensaje que dice

approved: contraseña

2. La dirección de lista deja de ser (nombredelalista)@laneta.apc.org y pasa a ser (nombredelalista)@listas.laneta.apc.org


ADMINISTRACIÓN DE LISTAS:

Actualmente, LaNeta ha adoptado al sistema "MailMan" para el manejo de listas, en substitución de "majordomo", por ser este más práctico y versátil.

Los aspectos sobresalientes de mailman son los siguientes:

  • Manejo automático de direcciones conflictivas, como ser rebotes. Esta facilidad permite eliminar una suscripción cuando una dirección ya no es válida.
  • Generación automática de archivos históricos, consultables mediante el WWW y que pueden visualizarse ordenados por fecha (cronológicos) o por títulos (alfabético).

Cada administradora o administrador de una lista recibe una contraseña que debe tener presente para realizar funciones administrativas.

Las operaciones de administración se llevan a cabo en la dirección:

www.laneta.apc.org/mailman/admin/nombre-de-lista

Por ejemplo, si la lista de llama rio-apatlaco, la administración se hace mediante la página

www.laneta.apc.org/mailman/admin/rio-apatlaco

Quienes tengan interés en suscribirse a una lista, lo podrán hacer en la pantalla:

www.laneta.apc.org/mailman/listinfo/nombre-de-lista

Allí encontrarán información sobre la lista, que quien administra puede proveer en las páginas de administración.

Las funciones que el o la administradora puede hacer son las siguientes:

Categorías de Configuración:
  • Opciones generales: son las opciones que identifican la lista, su descripción larga y corta. También permiten fijar opciones relacionadas con el evento de suscripción o desuscripción, como ser enviar mensajes de bienvenida a los recien llegados, o enviar recordatorios cada mes sobre el status de la suscripción.
  • Manejo de membresía: permite a la administración de la lista suscribir o desuscribir a quien lo solicite. Así mismo, fijar opciones en las suscripciones vigentes. La página correspondiente es explícita en cuanto a las opciones.
  • Opciones de privacidad: dependiendo del carácter de la lista:, como ser si es para un grupo abierto o cerrado, la lista puede ser anunciada o permanecer en el anonimato. El elemento más importante en esta pantalla tiene que ver con requerir o no que las intervenciones en la lista deban ser aprobadas por el o la moderadora. Es altamente recomendable que TODAS las listas sean moderadas, debido a que hay personas que ponen en las listas información no pertinente a estas, a veces con intención expresa o debido a falta de informacion sobre su funcionamiento, o de manera deliberada. Si la misión de la lista es diseminar información por alguna organización en particular, esta lista DEBE ser moderada.
  • Opciones en modo NO resumen: el contenido de las listas puede ser enviado a l@s suscriptor@s en dos modalidades. En modo NO resumen o en modo resumen. En modo NO resumen, cada mensaje de la lista es enviado, una vez que pasa la aprobación de quien modera la lista.
  • Opciones en modo resumen: (también llamada ‘digest’), en esta modalidad los mensajes se envían una vez que se acumuló cierta cantidad de información, o bien cuando transcurrió un día. En esta pantalla se pueden elegir las opciones que mejor se adecuen a la misión y manejo de la lista. Posteriormente cada usuario de la lista podrá escoger la opción de su preferencia.
  • Manejo de rebotes: unos de los grandes problemas en la administración de una lista es la existencia de direcciones de suscriptor@s que dejan de ser vigentes. Con las opciones de esta página se pueden fijar normas para procesar esta clase de conflictos.
  • Opciones de archivo histórico: mailman tiene la capacidad de generar un archivo histórico con la información vertida en la lista. De las opciones más importantes a considerar es con qué frecuencia o período para que se abra un nuevo tomo, o sea un agrupamiento de mensajes (equivalente a una carpeta o subdirectorio). Si la lista tiene un movimiento frecuente, digamos diaria, se recomienda abrir un nuevo tomo mensualmente (‘Monthly’). Si la lista tiene un movimiento menos frecuente, se puede fijar un nuevo tomo de manera trimestral (‘Quarterly’).
  • Interfase news-mail: esta es una opción que aún NO está en funcionamiento y no debe ser alterada.
Otras actividades de administración: